La maggior parte dei reparti amministrativi si affida ancora alla carta per elaborare i dati, fatture stampate, controlli cartacei, pile di carta, che spesso portano a problemi e grattacapi. Alcuni studi hanno rilevato che le perdite delle fatture sono più probabili con l’utilizzo della carta, infatti esse vengono poi perse e sparse in tutti i reparti, inoltre, il lavoro manuale impiegato per questo processo è spesso causa di errori, talvolta anche irreparabili.
Quando le fatture non vengono elaborate in tempo, spesso è perché ci sono ritardi nei pagamenti e cattive relazioni con i venditori. Quindi se si gestiscono manualmente le fatture, il personale deve conoscere la data di scadenza del pagamento della fattura, per sollecitare il pagamento.
Dal punto di vista del fornitore, i pagamenti in ritardo incidono sul budget e sul rendimento atteso delle vendite, rischiando il debito e la perdita di opportunità future a spese dell’acquirente.
La fatturazione elettronica supporta entrambe le parti nella relazione acquirente-fornitore, la maggior parte delle soluzioni software include un portale in cui i fornitori possono controllare lo stato della fattura e inviare promemoria automatici di pagamento. In tal modo diminuisce la preoccupazione per le chiamate di follow-up e i file persi.
Grazie a questo sistema il fornitore ha una visione globale del proprio credito e della procedura di pagamento dell’acquirente. Quindi, adottare l’automazione per la gestione delle approvazioni può velocizzare tutti i processi.
Quando si gestiscono manualmente le fatture, i reparti finanziari devono impiegare del tempo per cercarle e inserirle nel processo di approvazione. La fatturazione elettronica accelera questo processo di ricerca e di approvazione, infatti, tutti i dettagli del fornitore e dell’acquisto vengono estratti dalla fattura importata per riempire tutti i campi validi per l’approvazione, semplificando a conti fatti la routine dei processi.
In questo modo il reparto finanziario può facilmente tenere traccia delle approvazioni e lo staff ha una visione a tutto tondo delle attività, potendo vedere chi ha la fattura e per quanto tempo. La parte più importante è che, con l’automazione, le fatture possono essere approvate ovunque ci sia una connessione di rete (per approfondimenti su come fare fatturazione elettronica Savino Solution può fornire informazioni interessanti).
Quando i proprietari di imprese e i dirigenti finanziari pensano al costo di invio delle fatture cartacee, spesso si soffermano unicamente sui costi tangibili, come la carta e le spese di spedizione, invece il costo reale della carta è il tempo, impiegato per l’emissione, la revisione, la scansione, l’approvazione, la gestione e l’elaborazione delle fatture cartacee.
Sterling Commerce ha commissionato uno studio sulle fatture elettroniche di 169 dipartimenti di contabilità in otto paesi. Lo studio ha rilevato che passando da processi di fatturazione manuale, basati su carta all’elaborazione di fatture a pagamento completamente automatizzate, le aziende possono aspettarsi:
- risparmio sui costi del 90% sul lato fornitori
- risparmio sui costi del 44% nei dipartimenti di contabilità clienti
- riduzione dell’errore del 37% su tutti i tipi di fatture
- risparmio sui costi di archiviazione fino al 67% per fornitori e 32% per clienti.
Controllo decentralizzato delle fatture
Molte aziende oggi non dispongono di un hub centralizzato basato su cloud, utile ad archiviare, gestire e semplificare le fatture per il pagamento e per la maggior parte delle aziende, è difficile mantenere le fatture in un unico spazio perché devono essere esaminate e approvate da diversi reparti.
Con la fatturazione elettronica, indipendentemente da come il fornitore invia il materiale, tutte le fatture vengono trasferite nello stesso hub per l’approvazione. Uno studio recente mostra che le organizzazioni con le migliori performance hanno il 67% in più di probabilità di avere un gestionale per la fatturazione elettronica centralizzata.
Con l’automazione delle fatture, la centralizzazione e l’organizzazione, vengono semplificate tutte le funzioni amministrative, in maniera più approfondita è possibile eseguire il controllo dei pagamenti, la ricerca della fattura e sparisce l’utilizzo degli ingombranti schedari.